دیتا اینتری یا ورود اطلاعات

در دنیای دیجیتال امروز، با حجم عظیمی از داده ها و اطلاعات روبرو هستیم. کسانی که در دیتا اینتری مهارت دارند می‌توانند به مشتریان خود راههای موثری برای جمع آوری، سازماندهی و مطالعه این داده ها ارائه دهند. آنها با بهره‌گیری از ابزارهای تخصصی و سایر فرآیندهایی که نیاز به تعامل انسانی دارند، اقدام به جمع آوری اطلاعات در دنیای کسب و کار می‌کنند. این اطلاعات جمع آوری شده می تواند برای تولید منافع شرکتها مورد استفاده قرار گیرد، رقبا را تجزیه و تحلیل کند، فرآیندهای داخلی بهبود بخشد و جریانهای درآمدی جدیدی ایجاد نماید.

دیتا اینترهای حرفه‌ای چگونه کار می‌کنند؟

متخصصان ورود اطلاعات به صورت انفرادی یا به عنوان بخشی از یک تیم بزرگ کار می‌کنند. اکثر روزهایشان را با تجزیه و تحلیل داده‌ها و وارد کردن آنها به پایگاه های داده، صفحات جداول یا بارگذاری محتوا می‌گذرانند. این افراد در خانه یا دفتر کار مشغول به فعالیت هستند و با نرم افزارهای کارآمد مانند مایکروسافت آفیس یا Google Docs کار می‌کنند. علاوه بر این، متخصصان ورود اطلاعات تقریبا می‌توانند در هر رشته‌ای از صنایع در این جهان حضور داشته باشند. بسیاری از آنها ممکن است دارای مدارک آموزشی و گواهینامه های حرفه‌ای برای انجام پروژه های تخصصی مانند اطلاعات پزشکی یا تحقیقاتی در زمینه قضایی و غیره باشند.

متخصصین ورود اطلاعات چه کاری انجام می‌دهند؟

متخصصین دیتا اینتری از نرم افزارها و مهارت تایپ کردن خود استفاده می کنند تا مقادیر زیادی داده را به یک فایل سیستم انتقال دهند که ممکن است این کار از یک شرکت تا شرکت دیگر متفاوت باشد. در یک موقعیت معمول، مشتری مدارک و اطلاعاتی را که می‌خواهد ثبت کند مانند رسید پرداخت حق بیمه، در یک حساب آنلاین امن آپلود می‌کند تا در دسترس واردکننده اطلاعات قرار گیرد. در اینجا ممکن است از نرم‌افزارهای حرفه‌ای مانند تشخیص نوشتار نوری (OCR) برای انتقال برخی از این داده ها با فرمتهای مشخص استفاده شود و سایر قسمتها با دست یا دیکته تایپ می‌شوند. در حالی که تکنولوژی‌های مدرن، بسیاری از جنبه‌های جمع آوری داده‌ها را آسان کرده‌اند، ولی دسترسی و پردازش دقیق و موثر اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا کرده است. متخصصین دیتا اینتری با تمرکز و دقتی که دارند، در کمترین زمان این کارها را انجام می‌دهند.

در اینجا چند نمونه از پروژه‌های معمول دیتا اینتری را معرفی می‌کنیم:

• تبدیل فایل های کاغذی به اسناد دیجیتال

• بروزرسانی اطلاعات و داده ها در پایگاه های داده

• ادغام رسید و اسناد دیگر را به جداول مربوطه

• ذخیره سازی اطلاعات تماس و علایق مشتریان

• جمع آوری اطلاعات فروش شرکتهای بزرگ در فرمت واحد

• آماده سازی گزارشهای ویژه از پایگاه های اطلاعاتی بنا به درخواست کارفرما

• ورود اطلاعات به وبسایت و سیستم های مدیریت محتوا با رعایت قوانین سئو

چگونه افراد حرفه‌ای را برای ورود اطلاعات استخدام کنید؟

تقاضا برای جذب متخصصان دیتا اینتری زیاد است، زیرا امروزه بیشتر شرکتها نیازمند افراد خبره برای ورود اطلاعات پروژه های خود هستند. برای این کار شما باید اطمینان حاصل کنید که پروژه مورد نظر خود را به خوبی و با جزئیات کامل تعریف کرده‌اید. این اقدام موجب فراهم شدن زمینه‌ی مناسب برای ایجاد یک رابطه‌ی خوب و موثر می‌گردد. 
همچنین تعیین کنید که به دنبال چه نوع خاصی از دیتا اینتری برای پروژه‌ی خود می‌گردید. به عنوان مثال، اگر اکثر داده های شما عددی باشد، باید در پی فردی باشید که متخصص در ورود اطلاعات 10 کلیدی است. اگر می‌خواهید اسناد، به صورت اسکن شده و اطلاعات به جداول مربوطه منتقل شوند، شما نیاز به یک متخصص ورود اطلاعات دارید که با این فناوری آشنا باشد و اگر می‌خواهید اطلاعات مربوط به وبسایت خود را بارگذاری کنید نیازمند فردی هستید که کار کردن با سیستم مدیریت محتوا را بداند و اهمیت دیتا اینتری در سئو را در کند. بنابراین پیشنهاد ما این است که از شرکتهایی کمک بخواهید که یک تیم متخصص با مهارت های گوناگون در کنار خود دارند و می توانند نیازهای مختلف شما را برآورده سازند.در اینجا چند نمونه از پروژه‌های معمول دیتا اینتری را معرفی می‌کنیم:

در اینجا چند معیار دیگر وجود دارد که می تواند به شما برای پیدا کردن یک تیم حرفه‌ای در این زمینه کمک نماید:

1. جزئیات کامل پروژه را ارائه دهید

همیشه اطمینان حاصل کنید که شرح کاملی از کارهایی که باید انجام شود را به صورت مکتوب در اختیار آنها قرار می‌دهید، مانند جدول زمانی، اطلاعات مورد نیاز در زمینه مورد نظر، انواع نرم افزار مورد استفاده و انتظارات کلی که از آنها دارید. ارائه جزئیات بیشتر، قبل از انجام پروژه باعث می‌شود، متخصصین ماهر طرح پیشنهادی خود را راحتتر ارائه دهند.

2. روی ارتباط اولیه تمرکز کنید

از آنجا که متخصصان ورود اطلاعات باید در تایپ کردن و ارتباطات بسیار مهارت داشته باشند، طرح پیشنهادی باید به خوبی نوشته شود و درخواستها باید سریع پاسخ داده شوند. از کسانی که بیش از 24 ساعت طول می‌کشد تا به ایمیل شما پاسخ دهند، نگران شوید. آنها اهمیت این کار را به خوبی درک نکرده‌اند.

3. هر گونه نیاز فنی را فهرست کنید

به نیازهای فنی پروژه توجه نمایید و فهرستی از آنها آماده کرده و در اختیار دیتا اینترها قرار دهید. با این کار آنها قادر خواهند بود با تجربه‌ی وسیعی که در انجام انواع مختلف پروژه ها دارند به سرعت آن را انجام دهند.

4. الزامات امنیتی را در نظر بگیرید

هرگز فرض نکنید که کاندیداهای ورود اطلاعات، از نرم افزار رمزگذاری شده یا سایر پروتکل های امنیتی که شرکت شما به آن نیاز دارد استفاده می کنند. هرگونه الزامات قانونی در کار را در نظر بگیرید و از آنها بخواهید در انجام پروژه این موارد را رعایت کنند.

5. از یک پروژه کوچک شروع کنید

در ابتدا بهتر است برای اطمینان، چند شرکت که در این زمینه فعالیت می کنند  را برای انجام یک پروژه‌ی کوچک در نظر بگیرید. چرا که این امر گام دیگری در یافتن استعدادهای مناسب برای پروژه‌های بزرگ شما می‌باشد. همچنین شما را قادر می سازد تا به طور مستقیم ببینید که کدام تیم دیتا اینتر برای نیازهای شما مناسب است.

انتخاب صحیح دیتا اینتر حرفه‌ای

از آنجا که شما به احتمال زیاد، چند متخصص ورود اطلاعات را در نظر گرفته‌اید، حتما برای انتخاب دیتا اینتر شایسته، وقت کافی اختصاص دهید. می‌توانید یک مصاحبه تلفنی یا ویدیویی با آنها انجام دهید تا اطمینان بیشتری برای مواردی مانند حرفه‌ای بودن، دانش کافی و شخصیت آنها کسب کنید. از مصاحبه به عنوان فرصتی جهت ارزیابی ویژگی‌های مهم استفاده نمایید، خصوصیاتی که در زرومه‌‌ها ثبت نمی‌شوند. در نهایت، از پرسیدن سوالات دشوار اجتناب نکنید. مشاهده‌ی اینکه چگونه کاندیداها تحت فشار از خود واکنش نشان می‌دهند، پیش زمینه‌ی خوبی از نحوه‌ی انجام پروژه‌ی شما است.
تیم حرفه ای شتاب مارکتینگ در کنار شماست تا خیالتان بابت ثبت و مدیریت اطلاعات  آسوده باشد و بتوانید روی مسائل مهم و اصلی کسب و کارتان تمرکز کنید و زودتر و مطمئن تر به اهداف خود برسید.